전화 화법은 정확해야 한다.

 

♣ 전화 화법은 정확해야 한다. ♣

전화는 상대의 용모나 표정, 그리고 동작을 볼 수 없으므로, 어정쩡한 태도로 어지간히 말해서는 그 메시지가 완전히 전달되지 못한다.

그것은 마치 잡음 속에서 듣는 라디와 같은 효과 밖에는 되지 않는 경우가 많다.

그래서 전화 화법에서는 다음과 같은 사항에 유의해야 한다.

 

(1) 강조할 때는 강조하면서 말하라

중요한 비즈니스는 전화보다는 직접 면담하는 것이 유리함은 말할 것도 없다.

전화에서는 상대의 표정이나 동작을 볼 수 없으므로, 어디까지나 말로써 강조할 것은 강조하고 설득할 것은 설득해야 한다.

이를테면 기쁜 소식은 기쁜 성조로 말하고, 중요하고 심각한 일이면 그와 걸맞은 어조로 말해야 한다.

이 경우의 좋은 본보기로 라디오 드라마를 들 수 있다.

이 드라마를 들으면 성우의 화법은 말의 억양으로 그 분위기를 조성하여 청자에게 실감을 강하게 준다.

 

그런데 면접화법의 경우,

그같이 말한다면 기분이 나지 않을 뿐 아니라, 도리어 어색해진다.

그러나 성우의 이같은 테크닉은 전화 화법에서는 유용하며 응용할만하다.

 

(2) 소곤대는 화법은 금물이다

서로 만나서 이야기할 때는 가만가만 소곤대다시피 말할 수도 있겠지만, 전화에서 이 같은 화법은 금물이다.

무슨 이야기를 하든, 똑똑한 발음으로 상대편이 충분히 알아듣게 분명히 말해야 한다.

뿐만 아니라, 지루한 이야기, 불필요한 형용사, 혼돈하기 쉬운 말, 분간하기 힘든 말, 일반화되지 않는 외국어 등을 쓰는 것은 혼란만 초래할 분이다.

 

(3) 숫자나 고유 명사는 재확인하라전화 화법은 정확해야 한다.

전화에서 금액이나 수량을 전할 때, 또는 사람의 이름이나 지명을 나열할 때는 반드시 상대편이 복창하게 하여 재삼 확인한다.

금액이나 수량은 많을수록 세심해야 하고, 특히 인명인 경우 무슨 글자인지를 확인한다.

이를테면 그냥 전 씨가 아니라 전씨, 전씨, 전씨 중에서 어느 전 씨인지를 알게 해야 한다.

지명인 경우도 전라도 광주, 경기도 광주, 강원도 고성, 경남 고성 등이 있으니 유의할 일이다.

 

(4) 대답은 '네, 알겠습니다'로

흔히 만나서 말할 대는 그렇지 않은데, 전화 앞에서는 갑자기 딱딱한 음성을 내면서 긴장하는 사람이 있다.

그리고는 시종 '네', '네'만으로 대답한다.

이때의 '네'는 그냥 건성으로 대답하는 '네'인지, 아니면 알겠다는'네'인지를 알 수 없다.

그러므로 그 이야기를 알아들었으면 반드시 '네, 알겠습니다.'로 분명히 의사를 밝혀야 한다.

그래야만 상대편도 마음을 놓일 수 있을 것이다.

 

(5) 용건의 가짓수를 먼저 말하라

전화 걸기에 앞서 용건의 내용을 정리하고 그 가짓수를 메모한다.

이를 정리하지 못한 사람은 전화기를 들고 그저 '그래서', '그런데'하면서 좀처럼 용건을 말하지 못하다가 나중에 가서야 용건을 들먹인다.

이런 사람은 비즈니스의 낙제생이다.

 

"용건이 셋 있습니다. 하나는...."하고 용건을 하나씩 말해 나간다.

그리고 메모 용지를 전화기 곁에다 두고 언제라도 적을 수 있게 준비해 놓아야 한다.