전화를 걸 때, 받을 때의 화법

 

♣ 전화를 걸 때, 받을 때의 화법 ♣

일상생활에서의 전화

우리는 일상생활에서 전화 없이는 살 수 없게 되었다.

전화는 상대가 꼭 있으며, 누구나 거리에 관계없이 전화로 대화를 한다.

비즈니스 교섭과 현대 생활의 급속한 진전 때문에 전화는 면담. 편지. 전보보다 훨씬 효과적으로 이용되고 있다.

현실적인 의미로 볼 때는 전화 걸기란 곧 사람을 만나는 것이나 다름이 없다.

그러나 통화 쌍방은 서로 보이지 않으므로, 이 점을 고려한 특별한 에티켓이 있어야 한다.

사교상 전화건 비즈니스 전화 건 예의 바르게 해야 한다는 기본원칙은 다를 바 없다.

 

(1) 전화는 빨리 받아야 한다

전화벨이 울리면 되도록 빨리 받는다.

누구나 기다리는 것을 싫어하기 때문이다.

독서 중에 벨이 울리더라도 전화부터 받아야 하고, 음식을 조리하는 중에 벨이 울리더라도 조리를 중지하고 전화부터 받아야 한다.

회사에서 비서에게 구술 중이든 고객과 담소 중이든 '실례'라는 말로 일단 양해를 구하고 전화부터 받는다.

요컨대 전화 벨이 울리면 곧바로 전화를 받도록 해야 한다.

그리고는 '여보세요.'하고 응대하든지, 또 무엇을 물어올 때는 '네, 그렇습니다.'하고 기분 좋게 친절하게 대답한다.

 

(2) 전화에서의 화법

수화기를 들면 빠르게 말하지 않고, 명확히 발음하도록 주의한다.

'에...','아...'의 꾸미는 소리는 내지 않고, 다만 '네', '아니오'를 분명히 말한다.

고개를 끄덕이든지 머리를 옆으로 저어도 상대편에게 보이지 않고, 얼굴을 맞대고 말할 때 같은 의미를 전하는 표정이나 제스처를 상대편이 볼 수 없음을 잊어서는 안 된다.

전화에서 의미를 분명히 해 주는 것은 음성뿐이다.

 

이쪽 주위가 소란스러워 얘기 듣기가 어려울 때에는 저쪽이 말을 듣기 좋게 송화기를 손으로 막아 준다.

그렇게 해주면 주위의 잡음이 차단되고 이쪽 음성만 통하게 된다.

라디오나 텔레비전을 켜 놓은 경우는, 그 수리가 말소리에 혼입 되지 않게 음량을 줄인다.

 

통화 중 전신경을 집중, 상대에게 예를 다한다. 상대편 이야기에 흥이 나지 않더라도 통화하면서 잡지나 책을 읽거나, 텔레비전을 보고나, 옆 좌석 이야기에 참견해서는 안된다.

이쪽 주의가 산만하다는 것이 저쪽에 알려지면, 저쪽을 불쾌하게 한다.

명료하게 말하면 할수록 잘못 듣고 잘못 생각함이 없는 즐거운 통화가 되는 것이다.

전화는 언제나 부드럽고 자연스러운 음성으로 명료하게 말해야지, 어물어물 말하거나 속삭이듯 말하면 상대를 힘들게 하고, 꼭 들어야 할 말도 놓치게 된다.

더구나 말이 빠른 버릇이 있는 사람은 상대편이 알아듣게 차근차근 말하도록 해야 한다.

 

(3) 번호가 틀렸을 경우

전화가 걸려 왔는데 번호가 틀리면 '아니에요'라고 큰 소리로 외치고 곧장 끊어서는 안 된다.

성난 목소리로 '몇 번이라고요?'하고 묻는 것 역시 불유쾌하고 아무런 도움이 안 된다.

전화 건 사람의 최초의 말로 대개는 번화 틀린 것을 알 수 있으므로, "미안합니다. 번호가 틀렸습니다."로 족하다.

확실히 하려면 이쪽 번호를 알려 주는 게 좋으나, 그것 역시 불필요한 일이다.

한편 이쪽이 틀린 번호로 걸었을 때는 먼저 미안하다고 말한다.

더욱이 잘못이 그쪽에 있다는 듯한 인상을 주지 않도록 해야 한다.

" 거기 몇 번이죠?" 하고 기분 나쁘게 묻는 것은 무례한 짓이요 불쾌한 일이다.

 

(4) 상대편의 시간 형편

전화를 걸어 어느 정도 이야기가 길어지면 상대편 시간 형편이 어떤지를 먼저 물어보는 것이 예의이다.

" 좀 더 말씀을 드려도 될까요?" 하고 물어본다.

저쪽이 약속이 있어 급히 나가야 한다든지, 가족이 모여 지금 막 식사할 채비라도 할 때, 잠깐 말한다 해놓고 10분씩이나 이야기를 계속하면 안 된다.

그럴 때는 나중에 다시 걸겠다고 말하고 일단 전화를 끊는 것이 좋다.

이쪽에서 건 것이므로, 상대가 예의 바른 사람이면 먼저 전화를 끊지는 않는다.

이쪽이 끊기를 기다릴 것이다.

이런 경우 빨리 끊지 않으면 상대를 괴롭히는 셈이 된다.

 

(5) 끊는 말을 분명히 한다.

이야기가 끝나면 기분 좋게 '안녕히 계세요." 또는 '이만 끊습니다.'를 분명히 말하고, 전화 끊기에 앞서 그것을 상대편이 알게 한다.

가벼운 기분으로 '자 그럼' 하고 찰칵 수화기를 놓으면 상대편 말을 도중에서 끊는 결과가 된다.

전화 끊은 것을 분명히 하지 않고 멋대로 끊은 일로 해서 말다툼이 일어나는 수가 많다.

 

(6) 도중에 끊어졌을 때

이쪽에서 건 전화가 도중에 끊어지면 수화기를 다시 제자리에 놓고 다시 걸어본다.

장거리 전화인 경우 교환을 불러 사정을 말하고 다시 한번 연결되게 부탁한다.

또 저쪽에서 걸려 온 전화가 도중에서 끊기게 되면 그때는 곧 수화기를 놓고 기다린다.

수화기를 쥔 채 '여보세요, 여보세요.' 하는 것은 불필요하고 상대가 아무리 여러 번 걸어도 전화는 통화 중일 것이다.

 

(7) 먼저 이름을 밝힌다.

비즈니스 전화 건 사교 전화건 이쪽에서 전화를 걸었을 때엔 상대가 나오면 곧 자기 이름을 밝힌다.

저쪽이 이쪽 목소리를 잘 아는 것이 절대 확실한 경우는 별문제이다.

그러나 '여보세요.'만으로 전화 건 쪽이 누구임을 알 것이라 생각해서는 안된다.

또 이쪽 목소리를 저쪽이 즉각 몰라본다고 화낼 일이 아니다.

"누군가 맞춰 보세요."하고 말하는 것은 애교도 아니요, 재미 또한 없다. 단지 무례일 뿐이다.

 

(8) 전화로 장난해서는 안된다.

이것은 말할 필요도 없이, 기분 나쁜 일이다.

장난 전화가 걸려와, 아무 죄 없는 사람이 귀찮고 불쾌한다는 이야기를 듣는 일이 많아. 장난 전화의 형태 중에는 특별히 주의해야 할 것도 있다.

이런 장난 전화는 그것으로 즐거울 것이 전혀 없고 결과적으로는 남을 놀라게 하고 성나게 할 뿐이다.

시간과 금전을 낭비할 뿐 아니라, 하나의 사회악으로 지탄받아야 할 일이다.

 

(9) 전화 교환 양의 친절

전화 교환 양만큼 예의가 바른 사람은 없다고 생각한다.

전화 쓰는 사람 역시 교환 양에 대해서 정중하고 예의 바르게 말해야 한다.

전화번호가 확실치 않으면 일단은 번호부에서 찾는다.

그래도 번호가 나오지 않을 때는 교환 양에게 묻는다.

번호가 확인하지 않았는데도 적당히 다이얼을 돌려서는 안 된다

틀린 번호에다 대고 전화를 걸면 나면 방해하고 자기 시간과 돈을 낭비할 뿐이다.

교환 양에게 물어보든지 장거리 전화의 신청, 무엇인가 부탁을 할 때에는 "고맙습니다!"라는 인사를 잊지 않아야 한다.

교환양 또한 사람인만큼 때로 실수가 없을 수 없다.

고도로 능률적이고 매우 정밀한 최신식 전화 설비 역시 잘못이 있을 때가 있다.

지장이 있다 하여 교환 양을 개인을 책망해서는 안된다.

장거리 전화가 도중에서 끊어지면 교환양을 불러 사정을 정중히 말하고, 나아가 수고를 끼쳤다면 인사를 해야 한다.

 

(10) 본인 대신 전화에 응대할 때

수고하는 가정부가 집주인 대신 전화를 받을 때는 반드시 주인 이름을 대야 한다.

"000 씨 댁입니다." 또는 " 000씨 아파트입니다."하고 말하면 매우 좋다.

전화번호를 대는 방편 역시 같다.

전화 건 쪽에서 주인을 찾을 때는, "어디의 누구시라고 전할까요?"하고 물으면 좋다.

그런 다음에 주인이 전화를 받게 한다.

본인이 사회적으로 저명인사이거나, 특별한 용무로 전화가 자주 걸려와 본인이 나서면 크게 시간을 빼앗기는 경우가 있다.

그럴 때는 사람을 대신 내세워 저쪽의 용건만을 메모해 두었다가 나중에 용무를 처리하는 경우도 있다,

그러나 그런 부류의 사람이 아니면 자기에게 걸려온 전화는 반드시 자기가 받는 것이 예의이다.

 

또 걸려오는 전화를 가려서 받고 싶은 경우도 있다.

그럴 때는, "000 씨가 지금 계신지 알아보겠습니다. 전화 거신 분이 누구시라고 할까요?"

하고 말하도록 비서에게 일러 놓은 것도 하나의 방법이다.

 

(11) 통화는 알맞게 해야 한다.

우리는 모두 전화로 친구와 대화를 나누고 소식을 교환한다.

그러나 너무 긴 시간 전화로 말하는 것은 삼가야 할 일이다.

누구나 예고 없이 친구한테 가서 한 시간 이상 머무는 일은 없다.

이와 마찬가지로 친구에게 전화를 걸어 쓸데없는 소리를 하면서 친구의 예정을 방해해서는 안된다.

특히 한가한 부인들 중에는 전화에다 대고 시간에는 아랑곳없이 별의별 잡담을 늘어놓은 사람이 있는데, 이는 참으로 몰상식한 짓이다.

이 같은 장시간의 전화는 남의 시간을 빼앗고 자기 시간을 낭비하는 것밖에 되지 않는다는 사실을 명심해야 할 것이다.

 

(12) 어린이와의 전화

철 모르는 어린아이에게 전화를 받게 해서는 안된다.

어린애로 하여금 전화를 받게 하여 까닭 모를 이야기를 하게 하고 그것을 귀엽게 생각하는 사람이 있다.

이런 장난을 하고 만족스러워하는 부모는 즐거울지 모르지만 전화를 한 사람에게는 불유쾌한 노릇이다.

상대가 친척이건 친한 친구이건 어린애와 말하고 싶다면 잠시만 수화기를 쥐게 한 되 조금만 말하게 해야 한다.

그리고 평소에도 전화벨이 울리면 어린애가 어른보다 먼저 수화기를 들게 해서는 안된다.

 

(13) 10대들의 전화 장난

10대의 소년소녀 중에는 전화로 장난질하며 집의 전화를 독점할 때가 많다,

현실 문제로는 그것이 단순한 이야기로 끝나지 않는다.

철부지 자녀들의 끝도 없는 전화를 내버려 두는 것은 본인뿐 아니라, 남에게도 적지 않은 피해를 준다는 사실을 일깨워 주어야 한다.

전화가 지니는 사회 공공성을 깨우쳐 주고, 통화는 늘 짧게 하도록 가르치고, 심심풀이로 전화를 쓰지 않게 잘 타일러야 한다.

공중전화의 경우, 그것이 특히 중요하다.

 

(14) 공중전화를 쓸 때

공중전화는 누구의 전화도 아닌 그야말로 모든 시민이 함께 쓰는 전화이다,

그런데도 이를 독점하다시피 하는 사람이 있어 이따금 말썽이 생긴다.

공중전화 앞에서는 아무리 바쁘더라도 차례를 기다려야 하고, 아무리 하고 싶은 말이 많더라도 요점만 간추려서 통화를 짧게 해야 한다.

그리고 남들이 보고 듣는 장소이니만큼 고운 말씨, 세련된 화법을 잊어서는 안 된다.

 

(15) 남의 집 전화를 쓸 때

장거리 전화인데 부득이 이웃집 전화를 빌리든지,

또 손님으로 간 남의 집에서 장거리 전화를 걸 때는 반드시 전화료를 분명히 계산해서, 고맙다는 인사와 함께 건네야 한다.

통화가 끝나면 요금을 알려달라고 교환 양에게 부탁한다.

시내 전화면 고맙다는 인사 정도면 좋다.